Microsoft 365 et Office : quelle différence ?

Dans le paysage dynamique de l’informatique, les professionnels comme vous sont constamment confrontés à la nécessité de rester à la pointe des solutions logicielles les plus efficaces. 

Quelle est la meilleure option pour votre entreprise : Microsoft Office ou Microsoft 365 ? Ce choix peut sembler déroutant avec leurs fonctionnalités souvent superposées mais distinctes. 

Cet article détaillera les différences clés entre ces deux géants logiciels, leurs coûts, leurs fonctionnalités, leurs modalités d’usage, sans oublier l’intégration cloud. Nous explorerons ensemble ces aspects pour vous fournir une compréhension claire qui aidera à guider votre décision, en mettant l’accent sur une analyse précise et objective des deux solutions.

C’est quoi Microsoft 365 ? 

Microsoft 365 est une suite intégrée de services et d’applications qui repousse les limites de ce que peut être une suite bureautique. Ce service basé sur l’abonnement est conçu pour répondre aux besoins des entreprises qui ont besoin d’une collaboration et une productivité constantes, peu importe où ils se trouvent.

Au cœur de Microsoft 365, vous trouverez les applications classiques de Microsoft Office telles que 

• Word.
• Excel.
• PowerPoint.
• Outlook.

Chacune est enrichie de fonctionnalités cloud puissantes. Cela permet aux utilisateurs de créer, de communiquer et de collaborer en temps réel depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Microsoft 365 inclut également des services complémentaires comme

• OneDrive, qui offre un stockage en nuage substantiel
• Microsoft Teams, une plateforme de collaboration qui facilite la communication et la gestion de projet au sein des équipes.

En plus de ces outils, Microsoft 365 se distingue par son engagement envers la sécurité et la conformité, offrant des fonctionnalités avancées de protection des données et de gestion des identités qui sont essentielles dans un environnement professionnel sécurisé. Cette suite est continuellement mise à jour, et assure ainsi que les utilisateurs bénéficient toujours des dernières innovations en matière de productivité et de collaboration.

Vous pouvez faire appel à un partenaire Microsoft qui vous accompagnera dans votre migration vers une solution telle que Microsoft 365. Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié aux choix d’un prestataire Microsoft.

Il existe également des alternatives à cette solution Microsoft, pour les découvrir, consultez notre article sur les alternatives à Microsoft 365.

Quelles différences entre Microsoft 365 et Office ?

On considère souvent que Microsoft 365 est une évolution d’Office. Examinons leurs principales différences pour vérifier si cette opinion est fondée.

Le coût de l’abonnement

L’un des critères les plus importants dans le choix entre Microsoft 365 et Office est sans doute le modèle de tarification. Microsoft 365 adopte un modèle d’abonnement mensuel ou annuel, ce qui peut représenter un avantage majeur pour les entreprises qui cherchent à maintenir un flux de trésorerie régulier et prévisible. Les modèles d’abonnement de Microsoft 365 varient en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités incluses, avec des options spécifiques pour les entreprises, l’éducation et les consommateurs.

D’un autre côté, la suite Office traditionnelle propose une licence perpétuelle. Cela signifie que vous payez une fois pour obtenir le logiciel et l’utiliser indéfiniment sur un seul ordinateur. Cette option peut sembler plus économique à long terme, mais elle n’inclut pas les mises à jour majeures qui sont automatiquement disponibles pour les abonnés de Microsoft 365. De plus, les services cloud et les outils de collaboration, tels que Teams et OneDrive, ne sont généralement pas inclus dans les licences perpétuelles de la suite Office, ce qui pourrait nécessiter des coûts supplémentaires pour ces services.

Ainsi, le choix entre un abonnement Microsoft 365 et une licence perpétuelle Office dépendra de vos besoins spécifiques en matière de budget, de mise à jour du logiciel, et d’accès aux services en cloud.

Les applications incluses

Microsoft 365 et Office offrent tous deux accès à des applications de productivité essentielles, mais avec quelques nuances importantes. 

Microsoft 365 inclut non seulement les applications standard telles que Word, Excel, PowerPoint, et Outlook, mais aussi d’autres applications enrichies de fonctionnalités collaboratives et basées sur le cloud telles que Teams, OneDrive, SharePoint, et Access (cette dernière uniquement disponible sur PC).

En revanche, la suite Office traditionnelle se limite généralement aux applications de base, sans les fonctionnalités avancées basées sur le cloud ou la collaboration en temps réel. Les utilisateurs de la suite Office peuvent installer des versions de bureau de ces applications, mais sans les avantages des mises à jour et de l’intégration cloud offerts par un abonnement à Microsoft 365.

Cette différence est essentielle pour ceux qui dépendent de la collaboration en temps réel et de l’accès aux documents depuis plusieurs appareils, et marque ainsi l’avantage de Microsoft 365 pour un environnement de travail moderne et connecté.

L’installation sur plusieurs appareils

L’une des distinctions majeures entre Microsoft 365 et la suite Office traditionnelle réside dans la flexibilité d’installation sur différents appareils. 

Avec Microsoft 365, un seul abonnement permet aux utilisateurs d’installer les applications sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes, et les smartphones. Cette fonctionnalité est particulièrement avantageuse pour les professionnels qui travaillent sur plusieurs plateformes ou qui sont souvent en déplacement.

En comparaison, l’achat d’une licence Office traditionnelle limite l’installation à un seul ordinateur. Pour accéder aux mêmes applications sur plusieurs appareils, il faudrait acheter des licences supplémentaires, augmentant ainsi le coût global pour l’utilisateur ou l’entreprise. Cette limitation peut être un obstacle significatif dans un environnement de travail de plus en plus mobile et interconnecté.

La capacité cloud incluse

Les abonnés à Microsoft 365 bénéficient d’un avantage significatif grâce à l’inclusion de OneDrive, qui offre un espace de stockage conséquent dans le cloud. Selon le plan choisi, les utilisateurs peuvent disposer de 1 To ou plus de stockage OneDrive par utilisateur, facilitant non seulement la sauvegarde et le partage de fichiers mais aussi l’accès sécurisé aux documents de n’importe où.

Au contraire, la suite Office traditionnelle n’intègre pas de stockage cloud par défaut. Les utilisateurs peuvent acheter des plans OneDrive séparément, mais cela représente un surcoût et une gestion supplémentaire. 

Pour les entreprises et les professionnels qui dépendent de l’accès et du partage de fichiers à distance, l’option de Microsoft 365 avec son stockage cloud intégré est nettement plus attrayante et fonctionnelle.

Dois-je être connecté pour utiliser Microsoft 365 ?

Bien que Microsoft 365 soit conçu pour tirer parti du cloud, il offre également une flexibilité permettant de travailler hors ligne. Tout dépend de vos outils.

• Les applications telles que Word, Excel et PowerPoint peuvent être installées localement sur votre ordinateur, ce qui vous permet de les utiliser sans connexion Internet active. Une fois que vous vous reconnectez, toutes les modifications que vous avez effectuées seront automatiquement synchronisées avec le cloud, ce qui assure que vos fichiers soient toujours à jour sur tous vos appareils. Cette synchronisation inclut non seulement les documents sur lesquels vous travaillez, mais aussi vos paramètres personnalisés et même certains éléments de données spécifiques aux applications.
• Certaines fonctionnalités de Microsoft 365 nécessitent une connexion Internet  (collaboration en temps réel sur des documents via Microsoft Teams, accès à des fichiers stockés uniquement en ligne sur OneDrive). 

Les mises à jour logicielles et les nouvelles fonctionnalités introduites régulièrement par Microsoft exigent également un accès Internet pour être téléchargées et appliquées.

Est-ce que Office 365 est gratuit ?

Office 365 est payant : il s’agit d’un service d’abonnement qui offre différentes formules tarifaires adaptées aux besoins individuels, familiaux, étudiants, et professionnels. Chaque modèle d’abonnement inclut l’accès à une gamme d’applications Office, ainsi qu’à d’autres services en ligne et à des capacités de stockage cloud sur OneDrive.

Cependant, Microsoft propose des versions d’essai gratuites, bien utiles pour tester les fonctionnalités avant de s’engager dans un abonnement. Par exemple, les plans destinés aux entreprises peuvent offrir un mois d’essai gratuit. De plus, les étudiants et le personnel éducatif peuvent bénéficier de versions spéciales à des tarifs réduits voire gratuitement, à condition que leur établissement soit inscrit au programme éducatif de Microsoft.

Par ailleurs, Microsoft offre un accès limité à certaines de ses applications via Office.com, où les utilisateurs peuvent utiliser des versions web de base de certaines applications Office sans frais. Ces versions web gratuites sont bien entendu plus limitées en fonctionnalités, en comparaison des versions complètes disponibles par abonnement.

Microsoft 365 et Office : comment choisir ? 

Le choix entre Microsoft 365 et Office dépend largement de vos besoins spécifiques en matière de productivité, de collaboration et de budget. Pour faire le bon choix, prenez le temps de considérer plusieurs facteurs clés.

1. Besoin de collaboration : si votre travail implique une collaboration fréquente avec des collègues sur différents documents, Microsoft 365 est probablement la meilleure option. Avec ses outils comme Microsoft Teams et SharePoint, il facilite grandement le travail d’équipe.
2. Accès multi-appareil : si vous utilisez plusieurs appareils pour votre travail, Microsoft 365 offre un avantage significatif puisqu’il permet l’installation des applications sur plusieurs appareils, dont les smartphones et les tablettes.
3. Mises à jour et innovation : Microsoft 365 garantit que vous avez toujours accès aux dernières fonctionnalités et mises à jour de sécurité. En revanche, avec la suite Office traditionnelle, les mises à jour majeures sont limitées à la version que vous achetez.
4. Budget : évaluez vos capacités financières. Si un investissement initial plus élevé sans frais récurrents semble plus attractif, la suite Office traditionnelle pourrait être pour vous. Par contre, pour des frais réguliers prévisibles, Microsoft 365 peut être plus adapté.

En résumé, votre choix devrait être guidé par votre manière de travailler, votre besoin de flexibilité, et votre préférence en termes de dépenses financières.

Quelle alternative à Microsoft ?

Pour ceux qui cherchent des alternatives à Microsoft pour la bureautique et la collaboration, plusieurs options viables existent sur le marché, chacune offrant des caractéristiques uniques qui peuvent convenir à différents types d’utilisateurs et de besoins professionnels.

Voici un tableau récapitulatif des principales alternatives à Microsoft, illustrant leurs offres et particularités :

Ces solutions peuvent offrir des avantages en termes de coût, de fonctionnalités, ou de préférences de l’écosystème.

Comme pour le choix entre Office et Microsoft 365, nous vous conseillons de réfléchir à ce qui est le plus pertinent pour votre flux de travail pour faire un choix éclairé.

En conclusion, choisir entre Microsoft 365 et Office dépend largement de vos besoins en matière de collaboration, d’accès multi-appareil, de mises à jour continues, et de budget. Microsoft 365 offre des avantages en termes de collaboration en temps réel et d’accès flexible sur divers appareils, tandis que la suite Office peut convenir à ceux préférant une licence unique sans abonnement récurrent. 

Pour approfondir votre compréhension de ces solutions et mieux orienter votre choix, n’hésitez pas à contacter notre équipe : nos services Modern Workplace sont à votre disposition.