Pourquoi utiliser Microsoft 365 ?

May 29, 2024 | Modern Workplace

Microsoft 365

Dans un monde professionnel où l’efficacité et la connectivité règnent, comment une suite technologique peut-elle répondre aux exigences croissantes de la mobilité, de la sécurité, et de la collaboration ? Microsoft 365 se présente comme une solution intégrée, mais quels en sont réellement les avantages pour les professionnels de l’IT et les entreprises suisses ? 

Cet article explore pourquoi Microsoft 365 pourrait être l’outil clé pour optimiser vos opérations, en détaillant ses services, ses applications, et en évaluant ses offres pour vous aider à prendre une décision éclairée sur son adoption.

C’est quoi Microsoft 365 ?

Microsoft 365 est une suite de productivité basée sur le cloud qui va bien au-delà de la simple fourniture de logiciels de bureau traditionnels. Elle regroupe des applications, des services cloud et des fonctionnalités de sécurité, le tout accessible par abonnement

La suite est conçue pour favoriser une collaboration fluide et sécurisée entre les utilisateurs, permettant de travailler depuis n’importe quel endroit et à tout moment, sur n’importe quel appareil. Elle s’adresse aux entreprises de toutes tailles, avec des plans spécifiquement adaptés aux besoins des entreprises, du secteur de l’éducation, et même des utilisateurs individuels.

Microsoft 365 se distingue par sa capacité à intégrer continuellement des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités, sans nécessiter de mises à niveau manuelles ou d’achats de logiciels supplémentaires. 

Quelle est la différence entre Office 365 et Microsoft 365 ?

La différence principale réside dans l’étendue des services et des fonctionnalités offertes. Bien que les deux suites soient issues de Microsoft et aient souvent été utilisées de manière interchangeable dans le langage courant, elles présentent des distinctions importantes.

Office 365 est essentiellement une suite de productivité basée sur le cloud qui inclut des applications comme Word, Excel, PowerPoint, et Outlook, ainsi que des services en ligne tels que OneDrive et SharePoint. 

Microsoft 365 est une extension de cette offre. Il englobe tout ce qu’Office 365 comprenait, mais ajoute des fonctionnalités et des services supplémentaires centrés sur 

  • la sécurité, 
  • la conformité
  • les capacités de gestion des dispositifs. 

Microsoft 365 intègre des solutions telles que Enterprise Mobility + Security (EMS) et Windows 10 Enterprise, offrant ainsi une solution plus holistique.

En résumé, alors qu’Office 365 se concentrait sur les applications de productivité, Microsoft 365 élargit l’offre pour inclure des outils de gestion et de sécurité, formant ainsi une solution plus complète pour les entreprises modernes.

Quelles sont les applications comprises dans Microsoft 365 ?

Microsoft 365 englobe une variété d’applications conçues pour améliorer la productivité et la collaboration au sein des organisations. 

Les applications bureautiques classiques

Grâce à leur intégration avec Microsoft 365, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents depuis n’importe quel appareil, collaborer en temps réel avec des collègues et bénéficier de la sauvegarde automatique dans le cloud.

Microsoft Word

Microsoft Word est l’application de traitement de texte phare de Microsoft. Word offre une gamme étendue de fonctionnalités qui facilitent la mise en page complexe, l’insertion d’images, et la création de tableaux, tout en intégrant des outils avancés de révision et de commentaire pour améliorer la collaboration. 

Microsoft Excel

Microsoft Excel est une application célèbre pour ses puissantes capacités de traitement et d’analyse de données. Excel permet aux utilisateurs de manipuler des données complexes à travers des feuilles de calcul dynamiques qui intègrent des formules avancées, des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, et des outils d’analyse comme Power Pivot. 

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint est l’outil de prédilection pour la création de présentations visuellement attrayantes. Les utilisateurs peuvent également intégrer des vidéos, des graphiques, et des hyperliens pour créer des diaporamas interactifs qui captivent l’audience. De plus, avec l’ajout de commentaires et l’option de révision, les équipes peuvent collaborer sur les présentations pour affiner le contenu et le style.

Microsoft Publisher 

Microsoft Publisher est un programme de publication assistée par ordinateur qui fait partie de certaines éditions de Microsoft 365, exclusivement disponible pour les utilisateurs de PC. Publisher est idéal pour créer des documents marketing et des publications de qualité professionnelle sans nécessiter une expertise en design graphique. Il permet de concevoir facilement des brochures, des bulletins d’information, des cartes de visite et des invitations.

Les applications qui favorisent la communication et la collaboration

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook est une solution complète de gestion de communications personnelles et professionnelles, combinant emails, calendriers, gestion des contacts, et tâches. 

L’application offre une intégration transparente avec d’autres services de Microsoft 365, tels que Teams et OneDrive, permettant ainsi aux utilisateurs de planifier des réunions virtuelles directement depuis le calendrier ou d’accéder à des fichiers stockés dans le cloud sans quitter l’interface d’Outlook. Ses mesures de sécurité, incluant le chiffrement des messages et la protection contre le phishing, sont réputées.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote est un outil de prise de notes numérique puissant et polyvalent. Conçu pour collecter, organiser et partager des notes, des dessins, des captures d’écran, des clips audio, et plus encore, OneNote sert de carnet numérique.

L’une de ses caractéristiques est sa structure flexible, qui permet aux utilisateurs de créer des blocs-notes avec des sections et des pages personnalisables pour s’adapter à leurs méthodes de travail spécifiques. Les utilisateurs peuvent facilement intégrer du contenu multimédia, dessiner à main levée et utiliser des balises pour organiser et retrouver rapidement les informations.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive est un service de stockage cloud intégré à Microsoft 365, offrant aux utilisateurs un espace sécurisé pour sauvegarder, partager et accéder à leurs fichiers de n’importe où. OneDrive facilite la collaboration en permettant aux utilisateurs de partager des documents et de travailler ensemble en temps réel, avec des modifications synchronisées instantanément sur tous les appareils connectés.

Ce service propose des options avancées de récupération de fichiers pour protéger contre la perte de données accidentelle. 

Pour les entreprises, OneDrive offre des fonctionnalités administratives qui permettent de contrôler les accès, de gérer les partages de fichiers et de surveiller les activités pour assurer la conformité et la sécurité des données de l’entreprise.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un hub de collaboration conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des organisations, qui combine :

  • chat, 
  • vidéoconférences, 
  • appels,
  • intégration de documents.

Teams permet aux utilisateurs de rester connectés et productifs, qu’ils travaillent à distance ou sur site.

Cette application centralise tous les aspects de la collaboration d’équipe, y compris les réunions, les discussions de groupe, et le partage de fichiers, tout en intégrant d’autres applications Microsoft comme SharePoint, OneNote, et Planner. 

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu conçue pour aider les organisations à stocker, partager et gérer des documents numériques de manière efficace et sécurisée. SharePoint sert de fondation pour la création d’un intranet, permettant aux équipes de disposer d’un espace central où elles peuvent collaborer, communiquer et partager des informations essentielles en temps réel.

SharePoint se distingue par 

  • sa capacité à personnaliser et à configurer des sites selon les besoins spécifiques.
  • l’intégration des contrôles de sécurité avancés, permettant aux administrateurs de définir des permissions détaillées pour contrôler l’accès aux documents et aux données. 
  • son évolutivité, supportant un grand nombre d’utilisateurs et de documents sans compromettre les performances ou la sécurité.

Microsoft Access (disponible uniquement sur PC)

Microsoft Access est une application de gestion de bases de données incluse dans certaines éditions de Microsoft 365, disponible uniquement pour les utilisateurs de PC. Il permet aux utilisateurs de créer facilement des bases de données sophistiquées sans nécessiter une connaissance approfondie du codage.

Bien que puissant, Access est principalement adapté aux environnements où la complexité des données ne requiert pas les solutions de base de données d’entreprise plus robustes comme SQL Server.

Pour en savoir plus sur ces outils, consultez notre article sur “Quels sont les outils collaboratifs de Microsoft ?

Quels sont les avantages à utiliser Microsoft 365 ?

Microsoft 365 offre une multitude d’avantages qui rendent cette suite de productivité incontournable pour les entreprises modernes. 

Accessibilité totale

Grâce à sa nature basée sur le cloud, les utilisateurs peuvent accéder à leurs applications et données de n’importe où, à tout moment, et sur n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Cette accessibilité améliore la flexibilité et la continuité des activités.

Collaboration améliorée

Microsoft Teams, au cœur de cette dynamique, permet à des équipes dispersées géographiquement de se réunir virtuellement pour des réunions, des discussions en temps réel, et des sessions de brainstorming efficaces. L’application supporte aussi des fonctionnalités de partage de fichiers et de coédition de documents, où plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même fichier.

En outre, SharePoint offre un espace centralisé pour stocker, partager et gérer les documents, renforçant la gouvernance des données et facilitant l’accès sécurisé à l’information importante. 

Intégration de la sécurité

La sécurité est une priorité absolue dans Microsoft 365 avec des fonctionnalités telles que

  • l’authentification multifactorielle, 
  • le chiffrement des données en transit et au repos.
  • Advanced Threat Protection (ATP).

En outre, Microsoft 365 permet aux administrateurs de définir des politiques de sécurité précises, de contrôler les accès aux informations sensibles et de surveiller les activités des utilisateurs. 

Mises à jour automatiques

Cette approche automatique élimine la planification et l’exécution des mises à jour manuelles, réduisant ainsi les temps d’arrêt et les coûts opérationnels associés à la maintenance du logiciel. De plus, cela assure une uniformité dans les versions logicielles utilisées par tous les membres de l’organisation. Enfin, les mises à jour automatiques contribuent également à renforcer la sécurité globale en appliquant rapidement les patchs nécessaires pour contrer les menaces émergentes.

Flexibilité des abonnements

Les organisations peuvent sélectionner parmi une gamme de plans qui diffèrent en termes de fonctionnalités disponibles, de capacité de stockage en ligne, et du nombre d’utilisateurs supportés. 

Cela permet une personnalisation en fonction de l’échelle de l’entreprise et de la spécificité de l’utilisation, assurant que les utilisateurs paient uniquement pour ce dont ils ont besoin.

La structure d’abonnement flexible facilite également l’évolutivité, en ajustant leurs abonnements au fur et à mesure de leur croissance, ajoutant ou réduisant les licences selon les changements dans leur main-d’œuvre. 

Quelles sont les différentes offres Microsoft 365 ?

Pour répondre à la diversité des besoins des utilisateurs et des entreprises, Microsoft 365 propose plusieurs options d’abonnement, chacune adaptée à différents types d’utilisateurs et d’exigences professionnelles.

Pour les particuliers : Microsoft 365 Personnel et Microsoft 365 Famille

Les deux abonnements incluent :

  • Les versions premium et un accès hors ligne à toutes les applications Microsoft comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ainsi que des services tels que OneDrive, One Note, Clipchamp et Microsoft Editor.
  • La possibilité de se connecter jusqu’à cinq appareils simultanément.
  • Une utilisation multisupport (PC, Mac, smartphones et tablettes).
  • La sécurisation des données et des appareils avec Windows Defender.
  • Une messagerie sécurisée sans publicité.

Ce qui diffère, c’est le nombre de comptes utilisateur (un seul pour Microsoft 365 Personnel, six pour Microsoft 365 Famille) et le stockage dans le Cloud (1 To pour la version Personnel, 6 To pour la version Famille).

Pour les PME : les offres Microsoft Business

Les trois premières offres (Business Classic, Business Standard et Business Premium) sont disponibles avec ou sans Microsoft Teams

Chaque offre partage une base commune avec :

  • les applications Microsoft Office classiques telles que Word, Excel et PowerPoint. 
  • un accès à OneDrive. 

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basic est idéal pour les PME nécessitant des outils de collaboration en ligne sans les applications de bureau complètes. Ce plan inclut les versions web de Word, Excel et PowerPoint, ainsi que des services essentiels tels que Microsoft Teams, Exchange et SharePoint. Il offre également 1 To de stockage OneDrive par utilisateur, ce qui facilite le partage et la sécurisation des fichiers dans le cloud, soutenant ainsi la collaboration à distance efficace et sécurisée.

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard est une solution plus complète pour les PME, incluant non seulement toutes les capacités de Microsoft 365 Business Basic mais aussi les versions installées des applications Office. Ce plan soutient aussi bien les outils en ligne que les applications de bureau pour Word, Excel, et PowerPoint, offrant une flexibilité pour travailler en ligne ou hors ligne. En plus, il inclut Outlook, Publisher (PC uniquement), et Access (PC uniquement), ce qui le rend idéal pour les entreprises qui ont besoin d’un accès complet aux outils Office sur plusieurs appareils.

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium est conçu pour les PME nécessitant des fonctionnalités de sécurité avancées en plus des outils de productivité. Ce plan comprend toutes les caractéristiques de Business Standard, avec l’ajout de fonctionnalités de sécurité et de gestion des appareils via Intune et Azure Information Protection. Il est idéal pour les entreprises qui nécessitent non seulement les applications Office complètes mais aussi une protection renforcée des données et une gestion améliorée des identités et des accès.

Découvrez davantage d’éléments sur cette option via notre article comparatif entre Microsoft 365 Business Premium et Office 365 E3.

Microsoft 365 Apps for business

Microsoft 365 Apps for business est spécifiquement conçu pour les entreprises qui nécessitent uniquement l’accès aux applications Office sans les services de communication en ligne supplémentaires. Ce plan offre les versions les plus récentes de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ainsi que Publisher et Access pour PC uniquement, mais sans les fonctionnalités avancées de collaboration en ligne telles que Microsoft Teams ou SharePoint. 

Voici un tableau récapitulatif des offres Microsoft 365 Business pour les PME, mettant en évidence les spécificités de chaque plan :

OffreApplications inclusesFonctionnalités clés
Microsoft 365 Business BasicAccès depuis tout appareil, synchronisation en temps réel, travail possible n’importe où et n’importe quand.Dépendance à une connexion internet stable.
Microsoft 365 Business StandardCollaboration en temps réel, intégration avec Teams et SharePoint.Nécessite une formation pour optimiser l’utilisation des outils collaboratifs.
Microsoft 365 Business PremiumPlans variés pour répondre aux besoins spécifiques, faciles à adapter selon l’évolution de l’entreprise.Potentiellement coûteux pour les petites entreprises ou les startups.
Microsoft 365 Apps for businessFacile d’ajouter/supprimer des utilisateurs et des services, bonne gestion de la croissance.Les coûts peuvent augmenter significativement avec l’ajout de fonctionnalités et d’utilisateurs.

Pour les grandes entreprises : les offres E3, E5 et F3

Ces offres comprennent :

  • les applications Office complètes installées sur plusieurs appareils.
  • des services cloud tels que OneDrive, SharePoint, et Microsoft Teams. 

Ils facilitent la communication interne, la gestion des documents et le travail collaboratif, tout en offrant une sécurité et une conformité avancées à l’échelle de l’entreprise.

Microsoft 365 Enterprise E3

Cet abonnement inclut les applications Office, ainsi que des services avancés comme Exchange, SharePoint, et OneDrive, chacun avec des capacités étendues pour la gestion d’entreprise. E3 offre aussi des fonctionnalités de conformité, telles que la protection contre la perte de données et des capacités avancées de gestion des droits et de sécurité des informations.

Microsoft 365 Enterprise E5

C’est le plus complet, offrant toutes les fonctionnalités d’E3 avec des ajouts significatifs en matière de sécurité et d’analyse. E5 inclut Microsoft Defender for Endpoint et Advanced Threat Protection, offrant une sécurité renforcée contre les cybermenaces. Ce plan intègre également Power BI Pro pour l’analyse de données avancée, permettant aux entreprises de tirer des insights approfondis à partir de leurs données. 

CaractéristiqueMicrosoft 365 Enterprise E3Microsoft 365 Enterprise E5
Applications OfficeComplètes, installées sur plusieurs appareilsComplètes, installées sur plusieurs appareils
Services cloudExchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft TeamsExchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams
SécuritéProtection contre la perte de données, gestion des droitsDefender for Endpoint, Advanced Threat Protection, toutes les fonctionnalités de E3
ConformitéCapacités avancées de gestion des droits et de sécurité des informationsInclut toutes les capacités de E3
Analyse de donnéesNon inclusPower BI Pro pour l’analyse de données avancée
UsageIdéal pour les grandes entreprises nécessitant des outils de productivité et de conformité robustesRecommandé pour les organisations nécessitant une sécurité et une analyse de données de pointe

Faut-il avoir un accès Internet pour utiliser Microsoft 365 ?

L’utilisation de Microsoft 365 requiert généralement un accès Internet. Pour tirer pleinement parti des fonctionnalités collaboratives et de communication de Microsoft 365, comme les réunions via Microsoft Teams, l’accès aux fichiers stockés sur OneDrive, ou l’utilisation de la messagerie via Outlook en ligne, une connexion Internet est indispensable. De plus, les mises à jour automatiques des applications et des services de sécurité requièrent une connexion régulière à Internet pour garantir que le logiciel fonctionne de manière optimale et sécurisée.

Cependant, certaines fonctionnalités sont également accessibles hors ligne. Les applications de bureau comme Word, Excel, et PowerPoint peuvent être installées sur votre ordinateur personnel, pour créer, modifier et enregistrer des documents même sans connexion Internet. Une fois en ligne, les modifications seront automatiquement synchronisées avec le cloud.

En conclusion, Microsoft 365 se révèle être une suite de productivité puissante et complète, adaptée à une variété de besoins professionnels et personnels. Grâce à ses applications solides, ses options de collaboration en temps réel, et ses fonctionnalités de sécurité intégrées, Microsoft 365 offre une solution flexible et évolutive pour les entreprises de toutes tailles. 

Pour ceux qui cherchent à maximiser leur efficacité tout en assurant la sécurité des données, explorer plus en profondeur les différentes offres et fonctionnalités de Microsoft 365 pourrait révéler des avantages significatifs pour votre organisation. Nos services Modern Workplace sont là pour vous aider dans cette mise en place.

Articles associés

The Smart way to drive your IT

NOS SERVICES

Cloud et Services Managés

Modern Workplace

Sécurité

Consulting

Sitemap

SMARTYOU

Qui sommes-nous ?

Nos partenaires

Contact

Linkedin

SMARTYOU

SmartYou SA
Route de Cité-Ouest 2
CH-1196 Gland

+41 58 958 92 00