Quels sont les avantages et les inconvénients d’Office 365 ?

Choisir entre conserver des licences permanentes (Office 2024 par exemple) ou passer à un abonnement (Microsoft 365) impacte directement votre budget informatique et votre productivité. Microsoft 365 ne se limite plus à Word, Excel et PowerPoint : il s’agit d’un écosystème cloud complet, avec des mises à jour continues, des services collaboratifs intégrés, une sécurité avancée et, plus récemment, des fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Dans cet article, nous analysons les forces et faiblesses de Microsoft 365 pour vous aider à déterminer s’il répond vraiment aux besoins de votre entreprise. Et si nous utilisons l’appellation “Office 365”, nous parlons en réalité des offres avec abonnement.

Office 365 vs Microsoft 365 

Il y a encore quelques années, l’appellation “Office 365” désignait l’ensemble des abonnements de productivité Microsoft, incluant les applications bureautiques, les outils collaboratifs, les services cloud et certaines fonctionnalités de sécurité.

Mais depuis 2020, la plupart de ces offres ont été renommées sous l’appellation “Microsoft 365”. C’est ce que nous allons examiner tout au long de cet article.

Aujourd’hui, “Office 365” ne désigne plus que quelques offres pour les grandes entreprises, vendues sans Teams par défaut, mais pouvant l’inclure en option : Office 365 E1, Office 365 E3 et Office 365 E5. Vous en trouverez le comparatif ici ou là.

💡Bon à savoir : nous avons rédigé un article complet sur les différences entre Microsoft 365 et Office.

Quels services vous propose Office 365 ?

Microsoft 365 désigne un abonnement qui combine 4 services : 

• La  suite bureautique bien connue avec les applications Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher et Access, en versions mobile, desktop ou web selon la licence choisie ; 
• Un ensemble de services en ligne basés sur le Cloud, comme Teams, Viva Engage, Exchange, OneDrive et SharePoint Online ;
• La fonctionnalité d’intelligence artificielle Copilot, intégrée aux applications bureautiques et disponible comme module complémentaire ;
• Des fonctionnalités de sécurité et de conformité comme Microsoft Defender, Entra ID, Intune ou encore Purview (dans certaines offres uniquement, comme Business Premium ou Microsoft 365 E5).

La liste précise des services et des applications est bien entendu différente selon la licence choisie.

Quels sont les avantages d’Office 365 ?

Accessibilité depuis n’importe quel appareil

L’un des grands atouts de Microsoft 365 réside dans sa capacité à fonctionner de manière fluide sur une grande variété d’appareils (même si certaines fonctionnalités avancées seront limitées sur mobile, par exemple) : 

• PC sous Windows, 
• Mac, 
• tablette,
• smartphone (iOS ou Android).

Vous pouvez accéder à vos applications bureautiques grâce à des versions optimisées pour chaque plateforme. D’ailleurs, Microsoft 365 offre pour les applications bureautiques : 

• La version mobile, 
• La version web, 
• La version desktop. 

Enfin, chaque utilisateur peut installer les applications Office sur jusqu’à 5 appareils (ordinateurs, tablettes et smartphones) avec une seule licence, ce qui évite l’achat de licences multiples pour chaque appareil.

Attention cependant, certaines licences n’offrent ni la version desktop des applications bureautiques, ni la possibilité d’installer les applications sur 5 appareils différents avec une seule licence. C’est le cas de : 

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 E5 Security
• Microsoft 365 E5 Compliance
• Microsoft 365 F1.

Mises à jour continues et dernières fonctionnalités

Contrairement aux versions perpétuelles comme Office 2024, Microsoft 365 offre un flux constant d’améliorations. Cet aspect, souvent perçu comme technique, représente en réalité un avantage pour les entreprises.

D’une part, les applications sont toujours à jour sans avoir à acheter une nouvelle licence tous les 2 ou 3 ans. Les mises à jour sont intégrées à l’abonnement et déployées automatiquement, sans interruption de service.

D’autre part, Microsoft enrichit régulièrement ses outils avec de nouvelles fonctions, améliorations ergonomiques, intégrations cloud ou capacités d’intelligence artificielle. Par exemple, les fonctionnalités d’IA comme Microsoft 365 Copilot sont uniquement accessibles aux utilisateurs qui disposent des dernières versions à jour.

De plus, pour les entreprises équipées d’une équipe informatique ou d’un prestataire, Microsoft 365 offre des canaux de mise à jour maîtrisables. Il est possible de choisir un rythme de déploiement (mensuel ou semi-annuel), de tester les nouveautés à l’avance, et de s’assurer d’une compatibilité avec l’environnement interne.

Enfin, les mises à jour incluent également les correctifs de sécurité les plus récents. Cela permet de réduire l’exposition aux vulnérabilités et de garantir une conformité continue, sans dépendre de l’installation manuelle de patchs ou de correctifs.

Collaboration en temps réel et travail d’équipe

Tout est conçu pour simplifier les échanges au quotidien.

D’abord avec la co-édition en temps réel. Grâce aux applications Word, Excel et PowerPoint (en version web ou desktop), plusieurs utilisateurs peuvent modifier un même document simultanément. Cette fonctionnalité native élimine les allers-retours par email et évite les conflits de versions.

Ensuite, le partage de documents simplifié avec une centralisation des fichiers sont centralisés dans OneDrive Entreprise pour un usage individuel, ou dans SharePoint Online pour les espaces d’équipe. Il est possible de :

• partager un document avec des collègues ou des partenaires externes,
• définir des droits d’accès (lecture seule, modification…),
• fixer une date d’expiration de lien ou bloquer le téléchargement d’un fichier.

De plus, Microsoft Teams s’intègre à l’ensemble de l’écosystème Microsoft 365 pour centraliser les échanges :

• conversations instantanées et réunions en ligne,
• collaboration directe sur les fichiers depuis une équipe ou un canal,
• accès intégré à SharePoint, OneNote, Planner, etc.

Enfin, les utilisateurs peuvent commenter les documents, mentionner un collègue avec @nom, suivre les suggestions et revenir à une version antérieure grâce à l’historique automatique. 

💡 Bon à savoir : quelles sont les conditions requises pour une collaboration optimale ?

• Co-édition en temps réel : les documents doivent être enregistrés dans OneDrive Entreprise ou SharePoint Online.
• Certaines options avancées (commentaires, suivi des modifications) peuvent être limitées sur mobile ou dans les versions web allégées.
• Partage externe : l’administrateur Microsoft 365 doit avoir activé le partage externe dans les paramètres de l’entreprise.

Flexibilité et évolutivité

Microsoft 365 est souvent présenté comme une solution flexible et évolutive. 

La flexibilité correspond à la capacité de Microsoft 365 à s’adapter aux usages, aux profils et aux contextes de travail. Elle se manifeste notamment par :

• L’accès aux services depuis n’importe quel appareil ;
• Le choix entre différentes licences (Business Basic, Premium, E3, etc.) ;
• La possibilité de travailler au bureau, à distance ou en déplacement, sans rupture d’accès ni de fonctionnalité ;
• Une gestion simple des licences : ajout, suppression, modification selon l’évolution des équipes ;
• L’activation de modules complémentaires comme Copilot, Teams Phone ou Microsoft Defender.

L’évolutivité, elle, désigne la capacité de Microsoft 365 à accompagner les changements de votre entreprise, sans remettre à plat l’environnement existant. Elle se traduit par :

• L’ajout d’utilisateurs sans limite technique dans les offres Enterprise (E3, E5) ;
• La montée en gamme progressive : une entreprise peut commencer avec Business Premium et passer à E3 ou E5 quand elle dépasse 300 utilisateurs ou ajoute des besoins en conformité ;
• La capacité à évoluer vers un modèle hybride ou multisite, sans changer de socle technologique.

Sécurité des données

Microsoft 365 (anciennement Office 365) est globalement très sécurisé. Microsoft investit des milliards de dollars par an dans la cybersécurité, et propose de nombreuses fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité, même dans les offres de base.

Voici ce que Microsoft met en place pour sécuriser les données :

• Chiffrement des données au repos et en transit (TLS, BitLocker…).
• Authentification multifacteur (MFA).
• Gestion des identités avec Azure Active Directory.
• Détection des menaces via Microsoft Defender for Office 365.
• Journalisation et audit pour la traçabilité.
• Respect des normes : RGPD, ISO 27001, HIPAA, etc.

Les inconvénients d’Office 365

Bien qu’Office 365 offre de nombreux avantages, il présente aussi certains inconvénients qui peuvent affecter son adéquation avec certains secteurs d’activité.

Des coûts élevés et parfois inadaptés

Premier point, le modèle économique de Microsoft 365 marque un tournant par rapport aux licences perpétuelles traditionnelles. À long terme, il représente généralement un coût supérieur, en particulier pour les utilisateurs aux besoins stables. L’utilisateur ne possède plus véritablement la suite : il en loue l’accès dans un modèle par abonnement potentiellement permanent.

Second point, Microsoft propose un système très modulaire, appréciable pour sa flexibilité, mais souvent coûteux. Pour les entreprises, l’addition grimpe rapidement à mesure que l’on ajoute des utilisateurs ou des fonctionnalités spécifiques (sécurité renforcée, outils d’analyse, conformité, etc.). Il n’est pas rare de devoir combiner plusieurs plans (par exemple, un mix entre E3 et des compléments payants) pour répondre à l’ensemble des besoins.

Enfin, il arrive qu’une entreprise paye pour des fonctionnalités dont elle ne se sert pas. Microsoft favorise une approche groupée via des abonnements “tout-en-un”, mais tous les clients n’ont pas les mêmes usages ou priorités.

La solution : prendre le temps de comparer réellement les licences. Les plans sont nombreux et la tâche n’est pas simple. C’est en cela que SmartYou peut vous aider.

Dépendance à la connexion Internet

Microsoft 365 repose fortement sur le cloud et sans connexion, un certain nombre de fonctionnalités ne sont plus accessibles : 

• Applications Office Web (Word Online, Excel Online, etc.)
• Collaboration en temps réel sur les documents
• Accès à OneDrive ou SharePoint via le cloud (sans synchronisation locale)
• Microsoft Teams 
• Accès à Outlook Web et synchronisation des e-mails (Exchange Online)
• Mises à jour automatiques de la suite Office
• Accès aux outils d’administration
• Utilisation de Power BI, Power Automate ou autres services cloud avancés
• Fonctionnalités d’intelligence artificielle et de recherche connectée (Copilot, recherche contextuelle, suggestions intelligentes).

💡 Et la version desktop des outils bureautiques ? Nous avons vu qu’elles sont proposées dans certaines licences, mais pas toutes. Lorsque ces applications sont installées localement, il est tout à fait possible de travailler hors ligne, à condition que les documents soient enregistrés sur l’ordinateur ou préalablement synchronisés via OneDrive ou SharePoint.

Le mode hors ligne fonctionne néanmoins avec des restrictions. Par exemple, Outlook Web App ne propose pas de fonctionnement hors ligne fiable : seul le client Outlook desktop permet un vrai accès aux messages récents, au calendrier et aux brouillons grâce à la synchronisation en cache. Certaines fonctionnalités comme les pièces jointes, la recherche avancée ou l’envoi d’e-mails restent indisponibles sans connexion.

OneDrive & SharePoint, des outils puissants mais pas sans défauts

Microsoft a fait évoluer OneDrive et SharePoint à partir de bases techniques plus anciennes, souvent adaptées progressivement pour répondre aux nouveaux usages comme la collaboration en temps réel ou la synchronisation cloud. Ces deux services sont puissants et riches en fonctionnalités, mais peuvent devenir complexes à maîtriser. 

Plusieurs types de problèmes sont fréquemment rapportés :

• Synchronisation instable (notamment avec OneDrive) : fichiers bloqués ou non synchronisés, conflits de versions (lorsque plusieurs personnes modifient un même fichier en parallèle ou hors ligne), retards de mise à jour dans l’explorateur de fichiers, ou encore icônes d’état parfois trompeuses.
• Performances variables selon la taille des bibliothèques SharePoint : au-delà de 5 000 éléments affichés dans une bibliothèque, des limitations techniques peuvent affecter les performances ou empêcher certaines opérations (filtres, tri, affichages). L’utilisation de métadonnées complexes ou d’outils tiers non optimisés peut aussi nuire à la fluidité du service.
• Complexité dans la gestion des droits d’accès : les héritages de permissions peuvent être cassés involontairement, et les paramètres de partage sont parfois mal compris, augmentant le risque de fuite de données ou de blocage involontaire.
• Intégration parfois confuse entre OneDrive, SharePoint et Teams : les documents partagés dans un canal Teams sont en réalité stockés dans une bibliothèque SharePoint, ce qui n’est pas toujours évident pour les utilisateurs. De plus, le mélange entre l’espace personnel (OneDrive) et l’espace d’équipe (SharePoint) peut prêter à confusion dans la gestion des fichiers.

Les alternatives à Office 365

Nous les avons détaillées dans un article dédié, Classement des 7 meilleures alternatives à Microsoft 365. En résumé, si vous voulez un outil complet, qui propose à la fois une suite bureautique, une messagerie professionnelle, du stockage en ligne et des outils collaboratifs, il n’existe actuellement que deux options : Google Workplace et Zoho Workplace.

Nous avons consacré un article détaillé, Microsoft vs Google à la comparaison entre les deux géants. Ce sont deux solutions très proches. Google Workspace est un peu plus abordable. 

Tarifs indicatifs de Google Workspace : 

• Business Starter : 7 CHF par mois et par utilisateur 
• Business Standard : 14 CHF par mois et par utilisateur 
• Business Plus : 22 CHF par mois et par utilisateur 
• Entreprise : tarif sur demande 

Quant à Zoho Workplace, il conviendra particulièrement aux petites et moyennes entreprises en quête d’une alternative économique, sans sacrifier l’essentiel des fonctionnalités collaboratives. En revanche, pour les grandes structures ou les environnements exigeants en termes de bureautique avancée ou de stockage cloud massif, il peut montrer des limites.

Tarifs indicatifs de Zoho Workplace (abonnement annuel) : 

• Workplace Standard : env. 2,70 CHF par utilisateur et par mois, avec 30 Go de stockage.
• Workplace Professional : env. 4,50 CHF/utilisateur/mois, avec 100 Go de stockage et des fonctions avancées comme la visioconférence étendue, la gestion des droits utilisateurs et l’audit des courriels.

	Microsoft 365	Google Workspace	Zoho Workplace
Suite bureautique	Word, Excel, PowerPoint, OneNote	Docs, Sheets, Slides, Keep	Writer, Sheet, Show
Messagerie professionnelle	Outlook (Exchange).	Gmail	Zoho Mail
Stockage en ligne	OneDrive (1 To par utilisateur pour les plans Business, stockage illimité pour certains plans Enterprise)	Google Drive (Business Starter 30 Go ; Standard 2 To ; Business Plus et Enterprise 5 To par utilisateur, stockage illimité possible selon la configuration)	WorkDrive (30 à 100 Go selon le plan, extensions possibles)
Outils collaboratifs	Teams, SharePoint, Viva Egage	Meet, Chat	Zoho Cliq (chat), Zoho Meeting, édition collaborative sur Writer/Sheet/Show
Outils de sécurité	Defender, Entra ID	Identity Platform, Advanced Protection Program	Chiffrement des e-mails, authentification à deux facteurs (2FA), politique de confidentialité Zoho
Outils de conformité	ISO 27001, RGPD, SOC 1/2/3, etc.	ISO 27001, RGPD, SOC 1/2/3, etc.	RGPD, ISO 27001, SOC 2 Type II (certifications disponibles selon services)
Fonctions d’IA	Copilot	Gemini	Zia
Mobilité et accessibilité multi-appareils	PC, Mac, smartphones et tablettes (iOS et Android).Applications mobiles dédiées.	PC, Mac, smartphones et tablettes (iOS et Android).Applications mobiles dédiées.	PC, Mac, iOS, Android – applications mobiles Zoho dédiées
Intégration avec des outils tiers	oui	oui	oui
Administration et gestion centralisée	Centre d’administration Microsoft 365 et Microsoft Entra ID	Google Admin Console	Console d’administration Zoho Workplace
Sauvegarde et restauration des données	Sauvegarde via OneDrive et SharePoint, avec des fonctionnalités avancées de restauration	Sauvegarde et restauration via Google Vault et Google Drive	Restauration des e-mails, fichiers et gestion des journaux selon les plans ; archive e-mail possible
Modèles d’abonnement flexibles pour les entreprises	oui	oui	oui

SmartYou vous aide dans le choix de votre solution complète

Notre objectif n’est pas de vous vendre une licence mais de vous guider vers une solution réellement adaptée à vos enjeux. 

La première étape de notre collaboration est une donc une analyse fine de la structure et de la gouvernance IT de votre entreprise, qui comprend l’évaluation de vos usages réels, ainsi que l’évolution de votre entreprise.  

En conclusion, pour explorer plus en détail comment Office 365 peut s’intégrer à votre stratégie IT, nos services Modern Workplace se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions.