Quelle est la différence entre Office et Microsoft 365 et comment faire le meilleur choix ?

Si vous vous demandez quelle est la différence entre Office et Microsoft 365, vous n’êtes ni le premier, ni le dernier. Chacune des deux solutions de Microsoft a ses avantages et ses inconvénients, mais une seule correspondra au mieux à votre besoin. SmartYou fait le point avec vous.

En résumé : 

• Microsoft 365 est un abonnement qui inclut Office, alors qu’Office est une licence perpétuelle pour des applications de bureau uniquement.
• Prix : Microsoft 365 : à partir de ~CHF 7 /utilisateur/mois, Microsoft Office à partir de ~CHF 159,95.
• Stockage cloud : pour Microsoft 365, pas pour Office. 
• Mises à jour : pour Microsoft 365, pas pour Office.

Qu’est-ce que Microsoft Office ?

Microsoft Office est une suite de logiciels destinée principalement au travail bureautique. Elle regroupe plusieurs outils, dont voici les principaux :

• Word → traitement de texte. 
• Excel → tableur. 
• PowerPoint → diaporamas.
• Outlook → gestion d’e-mails, de contacts et d’agenda.
• OneNote → prise de notes et organisation d’informations.
• Access → base de données.
• Publisher → mise en page simple (la prise en charge de la version perpétuelle de Publisher prendra fin le 1er octobre 2026).

Toutes les suites Office actuellement commercialisées contiennent systématiquement les 3 applications historiques bien connues (Word, Excel, PowerPoint). Certaines éditions proposent également Outlook, Publisher et Access.

La suite Microsoft Office 2024 Famille inclut également OneNote.

De plus, Office LTSC 2024 (elle-même similaire à Office LTSC 2021 et aux versions sous licence en volume d’Office 2019 et d’Office 2016), inclut en plus : 

• Outlook,
• Access,
• OneNote.

Qu’est-ce que Microsoft 365 ?

Selon Microsoft, c’est “une plateforme de productivité basée sur le Cloud”.

Pour être plus précis, nous pourrions également dire que Microsoft 365 désigne un abonnement qui combine : 

• La célèbre suite bureautique Microsoft Office avec les applications Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher et Access, même si ces deux dernières ne sont accessibles que sur PC et non sur Mac ;
• Un ensemble de services en ligne basés sur le Cloud, comme Teams, Viva Engage, Exchange Online, OneDrive et SharePoint Online ;
• La fonctionnalité d’intelligence artificielle Copilot, intégrée aux applications bureautiques ;
• Des fonctionnalités de sécurité et de conformité comme Microsoft Defender, la gestion des droits d’information (IRM) et la Data Loss Prevention.

L’avantage de cette plateforme de productivité est qu’elle est continuellement mise à jour pour garantir que les utilisateurs bénéficient toujours des dernières innovations. 

En juin 2025, le Conseil d’État genevois a décidé de passer progressivement aux outils Microsoft 365 hébergés dans le cloud  pour remplacer l’actuelle suite Office 365 qui ne sera plus supportée d’ici la fin de l’année (Source : ICT journal).

💡Il existe souvent une confusion entre les diverses solutions Microsoft. En effet, “Microsoft Office” désignait autrefois les versions de la suite bureautique vendues sous forme de licences perpétuelles, tandis que “Office 365” désignait l’offre par abonnement, avec les outils de collaboration, les services cloud et des fonctionnalités de sécurité. C’était donc relativement clair. 

Mais actuellement, trois dénominations coexistent : 

• “Microsoft 365” désigne les offres par abonnement.
• “Office + année” (exemple : Office 2024) désigne la version des licences perpétuelles de la suite Office, pour un achat unique sans abonnement.

• “Office 365” désigne uniquement quelques offres par abonnement destinées aux grandes entreprises, bien que Microsoft ait renommé la plupart de ses offres Office 365 en Microsoft 365.

Le coût

Le coût de l’abonnement Microsoft 365

Pour les PME

On trouve 4 plans, qui peuvent être des abonnements mensuels ou annuels, pour un maximum de 300 utilisateurs. Si vous vous demandez quel est le plus adapté à votre entreprise, SmartYou vous propose un accompagnement sur mesure pour l’environnement IT de votre PME.

Plan	Description	Prix indicatif par utilisateur et par mois, hors TVA
Business Basic	– Applications Office en ligne (Word, Excel, PowerPoint) – Services Cloud – Pas d’applications de bureau	CHF 6,48
Business Standard	– Options de Business Basic – Applications de bureau complètes installées sur ordinateur	CHF 13,44
Business Premium	– Options de Business Standard – Fonctionnalités avancées de sécurité et de gestion	CHF 23,64
Apps for Business	– Applications Office de bureau et en ligne – Aucun service supplémentaire	CHF 11,16

Pour les grandes entreprises

Il est impossible de détailler ici tous les abonnements, d’une part parce qu’il existe un très grand nombre de plans pour les entreprises, d’autre part parce que les tarifs évoluent régulièrement.

💡Bon à savoir : Microsoft présente un tableau comparatif complet des différents plans pour les grandes entreprises, dans lequel les services inclus sont détaillés.

Nous vous présentons ici quelques plans, dont l’abonnement est annuel, bien que le tarif soit indiqué par mois :

Plan	Description	Prix indicatif par utilisateur et par mois, hors TVA
Microsoft 365 E3 EEE (sans Teams)	– Applications de bureau complètes – Microsoft 365 apps pour bureau et mobile – Windows pour les entreprises – 1 To de stockage – Fonctionnalités essentielles de gestion de la sécurité et des identités	CHF 35,60
Microsoft 365 E5 EEE (sans Teams)	– Tout ce qui est dans E3 EEE – Sécurité et conformité avancées – Power BI	CHF 55,20
Microsoft 365 F3 (avec Teams)	– Versions web et mobiles des applications Microsoft 365 Apps – Sécurité standard – Plateforme centralisée pour la collaboration et la productivité – Applications personnalisées pour l’automatisation des tâches et des processus	CHF 7,20

Pour les particuliers

Microsoft 365 Famille (pour 6 utilisateurs maximum) coûte CHF 11 CHF par mois, soit CHF 110 CHF annuels ; Microsoft Personnel coûte CHF 7 par mois, soit CHF 70 par an.

Le coût de la licence Microsoft Office

À titre d’exemple : 

• Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2021 coûte 319,95 CHF.
• Office Famille 2024 coûte actuellement 159,95 CHF.

L’installation sur plusieurs appareils

Elle est possible avec les abonnements Microsoft 365 et reste liée à l’utilisateur. Autrement dit, seul l’utilisateur titulaire de la licence peut installer des applications sur plusieurs appareils.

Chaque utilisateur peut installer Microsoft 365 sur 5 appareils au maximum (PC, Mac, tablette ou smartphone) s’il est abonné à l’un des plans suivants : 

• Microsoft 365 Apps for business,
• Microsoft 365 Apps for enterprise,
• Microsoft 365 Business Standard,
• Microsoft 365 Business Premium,
• Microsoft 365 A3,
• Microsoft 365 A5,
• Microsoft 365 E3,
• Microsoft 365 E5,
• Office 365 A1 Plus,
• Office 365 A3,
• Office 365 A5,
• Office 365 E3,
• Office 365 E5.

En comparaison, les licences perpétuelles des versions d’Office destinées aux entreprises sont conçues pour une installation sur un seul appareil par licence.

💡Microsoft propose également des options de licences en volume pour les entreprises, qui permettent l’installation d’Office sur plusieurs appareils. Pour déterminer la solution la mieux adaptée à vos besoins, il est recommandé de consulter un partenaire Microsoft comme SmartYou.

Le stockage cloud

Comme nous l’avons vu, les suites Office traditionnelles n’intègrent pas de stockage cloud par défaut. Les utilisateurs peuvent acheter des plans OneDrive séparément, mais cela représente un surcoût et une gestion supplémentaire. 

Inversement, les abonnés à Microsoft 365 bénéficient de OneDrive, qui offre un espace de stockage dans le cloud. Pour la plupart des offres d’abonnement, l’espace de stockage par défaut pour chaque utilisateur OneDrive est de 1 To. 

Bon à savoir : 

• Vous pouvez augmenter ce stockage jusqu’à 5 To si votre entreprise dispose d’un abonnement éligible (Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E3/E5).
• Il est possible de dépasser les 5 To, à condition d’avoir au moins cinq utilisateurs sous licence et qu’au moins un d’eux ait utilisé 90 % de son espace de 5 To.

• Pour des besoins encore supérieurs, des solutions SharePoint Online sont disponibles.

Les mises à jour

• Office : mises à jour de sécurité incluses, mais pas de nouvelles fonctionnalités.
• Microsoft 365 : applications toujours à jour, avec nouvelles fonctionnalités, correctifs et mises à jour de sécurité.

Dois-je être connecté pour utiliser Microsoft 365 ?

Une connexion nécessaire n’est pas indispensable pour Office, alors qu’elle peut l’être pour Microsoft 365.

Les outils qui fonctionnent totalement hors ligne

Ils n’ont pas besoin d’une connexion Internet pour être pleinement utilisés, hormis pour les mises à jour ou des synchronisations.

Les applications bureautiques comme Word, Excel et PowerPoint peuvent être installées localement sur votre ordinateur, ce qui vous permet de les utiliser sans connexion Internet active. 

Lorsque vous vous reconnectez, toutes les modifications effectuées seront automatiquement synchronisées avec le cloud, ce qui assure que vos fichiers sont toujours à jour sur tous vos appareils. Cette synchronisation inclut également vos paramètres personnalisés.

💡Bon à savoir : tous les abonnements pour les entreprises, hormis Business Basic, fournissent une installation locale sur ordinateur en plus des versions web et mobile.

Il en va de même pour Microsoft OneNote, l’application de prise de notes incluse dans toutes les offres Microsoft 365 pour les entreprises.

Les outils qui fonctionnent exclusivement avec une connexion Internet

Ils sont entièrement basés sur le Cloud et ne sont pas utilisables sans connexion active :

• Microsoft Teams,
• SharePoint Online,
• Exchange Online,
• Microsoft Stream,
• Microsoft Bookings,
• Microsoft Delve,
• Microsoft Sway,
• Microsoft Kaizala,
• Microsoft Viva,
• Microsoft Forms,
• Microsoft Planner.

Les outils mixtes

Certains de leurs éléments peuvent être utilisés hors ligne (avec une synchronisation une fois en ligne), mais leur utilisation optimale dépend d’une connexion : 

• OneDrive for Business : les fichiers synchronisés localement sont accessibles hors ligne, mais la collaboration en temps réel nécessite une connexion.
• Power BI : les rapports téléchargés localement peuvent être consultés hors ligne, mais la mise à jour et l’interaction nécessitent une connexion.
• Microsoft To Do : les tâches synchronisées sont accessibles hors ligne, mais les nouvelles tâches ou les modifications doivent être synchronisées.
• Microsoft Whiteboard : les dessins peuvent être accessibles hors ligne s’ils sont sauvegardés localement, mais la collaboration en temps réel nécessite une connexion.
• Power Automate : les automatisations locales peuvent fonctionner sans connexion, mais la configuration et l’accès aux flux cloud nécessitent une connexion.
• Power Apps : certaines applications peuvent fonctionner hors ligne si elles ont été conçues pour, mais une connexion est nécessaire pour accéder aux bases de données cloud ou pour synchroniser les modifications.

Microsoft 365 et Office : comment choisir ? 

Le choix entre Microsoft 365 et Office dépend largement de vos besoins spécifiques en matière de productivité, de collaboration et de budget. Pour faire le bon choix, prenez le temps de considérer plusieurs facteurs clés.

1. Besoin de collaboration : si votre travail implique une collaboration fréquente avec des collègues sur différents documents, Microsoft 365 est probablement la meilleure option. 
2. Accès multi-appareil : si vous utilisez plusieurs appareils pour votre travail, Microsoft 365 offre un avantage significatif puisqu’il permet l’installation des applications sur plusieurs appareils.
3. Mises à jour et support technique : Microsoft 365 garantit que vous avez toujours accès aux dernières fonctionnalités et mises à jour de sécurité. 
4. Budget : évaluez vos capacités financières. Si un investissement initial plus élevé sans frais récurrents semble plus intéressant, la suite Office traditionnelle pourrait être pour vous. Par contre, pour des frais réguliers prévisibles, Microsoft 365 peut être plus adapté.

En résumé, votre choix devrait être guidé par votre manière de travailler, votre besoin de flexibilité, et votre préférence en termes de dépenses financières. N’hésitez pas à contacter SmartYou pour échanger sur ce sujet.

Critère	Microsoft Office	Microsoft 365
Modèle d’achat	Paiement unique	Abonnement mensuel ou annuel
Applications incluses	Word, Excel, PowerPoint (+ parfois Outlook, Publisher, Access, OneNote selon version)	Toutes les apps Office + services cloud (Teams, OneDrive, SharePoint, etc.)
Services cloud	❌	✅
Mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités	❌	✅
Copilot (IA)	❌	✅
Installation multi-appareils	❌ sauf licences en volume	✅
Utilisation hors ligne	✅	✅ dépend des outils
Cible idéale	Utilisateurs qui veulent un achat unique et n’ont pas besoin de cloud	Utilisateurs qui veulent des outils collaboratifs et toujours à jour

Microsoft Office est-il gratuit ?

La suite Office est payante, mais vous pouvez utiliser l’application Web gratuite Microsoft Office Online.

C’est une version restreinte des fonctionnalités proposées par rapport à une version payante (exemples : les fichiers s’enregistrent uniquement dans le Cloud ; la modification, l’édition et le partage de documents sont limitées).

Vous pouvez l’utiliser sous certaines conditions : 

• Disposer d’un compte Microsoft et d’une connexion Internet ;
• Utiliser les applications en version web ou mobile.

Quelle alternative à Microsoft ?

Pour ceux qui cherchent des alternatives à Microsoft pour la bureautique et la collaboration, voici quelques solutions parmi les plus prisées : 

Les meilleures alternatives complètes à Microsoft 365, c’est-à-dire qui regroupe la bureautique, le cloud, les collaboration en ligne : 

• Google Workspace.
• Zoho Workplace.

Voici maintenant les meilleures alternatives bureautiques à Microsoft Office : 

• LibreOffice.
• ONLYOFFICE.
• Zoom Workplace.
• ProtonDrive.
• Dropbox Business.

Quelle licence Microsoft Office choisir ?

• Famille & Étudiant → le strict minimum pour un usage perso/scolaire.
• Famille & Petite Entreprise → comme la précédente mais avec Outlook pour le travail.
• LTSC → version pro/entreprise, plus complète et stable, avec Access et un cycle figé.

Est-ce que Microsoft 365 est obligatoire ?

Non, Microsoft 365 n’est pas obligatoire. C’est simplement l’option par abonnement proposée par Microsoft pour avoir la suite Office, le cloud (OneDrive, Teams, etc.) et des mises à jour continues.

Est-ce que Microsoft Office 365 est un achat unique ou un abonnement ?

Microsoft Office 365 (aujourd’hui renommé Microsoft 365 pour la plupart des offres) est un abonnement, pas un achat unique. Vous payez chaque mois ou chaque année pour l’utiliser.

Existe-t-il une licence Office 365 à vie ?

Non, il n’existe pas de licence Office 365 à vie. “Office 365” désigne uniquement quelques offres par abonnement destinées aux grandes entreprises. Si vous cherchez quelque chose à vie (paiement unique), il faut opter pour une licence perpétuelle de Microsoft Office.

Comment obtenir un abonnement Microsoft 365 gratuit ?

D’abord, il existe un essai gratuit de 30 jours pour ceux qui souhaitent découvrir un produit Microsoft 365 (personnel ou professionnel) dans une version complète. Lors de l’inscription, un mode de paiement est requis. Si l’abonnement n’est pas annulé avant la fin des 30 jours, il sera automatiquement converti en abonnement payant.

Ensuite, vous pouvez accéder gratuitement à Microsoft Office 365 Éducation. Ce pack éducatif gratuit comporte les versions complètes des applications de bureau. Il s’adresse aux élèves, étudiants, enseignants et est soumis à conditions : 

• S’assurer que votre établissement est reconnu par Microsoft (il faut en faire la demande).
• posséder une adresse email valable auprès de l’établissement d’enseignement autorisé.

Une fois ces conditions remplies, vous pouvez installer les applications sur 5 appareils maximum.

Microsoft 365 Personnel à vie, c’est possible ?

Non, Microsoft 365 Personnel à vie n’existe pas. Microsoft 365, qu’il soit Personnel, Famille ou pour entreprise, fonctionne uniquement par abonnement.

Qu’est-ce qu’une licence Office 365 professionnel ?

Quand on parle de “licence Office 365 Professionnel”, on fait souvent référence à ce qui est aujourd’hui appelé Microsoft 365 pour entreprises. Le nom Office 365 existe encore pour certaines grandes entreprises, mais dans la plupart des cas, Microsoft a renommé ses offres.

Quelle est la différence entre Microsoft 365 et Office 365 ?

Aujourd’hui, la plupart des abonnements Office 365 ont été renommés Microsoft 365. Le nom Office 365 ne subsiste que pour quelques plans spécifiques destinés aux grandes entreprises ou au secteur éducatif.

En conclusion, pour approfondir votre compréhension de ces solutions et mieux orienter votre choix, n’hésitez pas à contacter notre équipe : nos services Modern Workplace sont à votre disposition.